Эксперт: Татьяна Петренко, генеральный директор, учредитель компании и управляющий партнер Legal Lab Pro
Для чего нужен эквайринг — все знают. Как сделать работу с онлайн-кассами удобной, быстро настроить все необходимые опции и не волноваться о том, “что о вас подумает” налоговая инспекция — расскажу в этой статье.
Оптимизировать кассовый учет необходимо для:
- соблюдения законодательства РФ
- унификации процесса принятия платежей у физ и юр. лиц при безналичном и наличном расчете
- экономии на зарплате сотрудников, обеспечивающих прохождение денежных потоков
- того, чтобы сделать свой кассовый учет удобным и способствующим появлению новых благодарных клиентов. Когда людям всё удобно делать и оплачивать в том числе, их лояльность растет.
Итак, у вас онлайн-школа.
Процессы “оснащения” кассовым оборудованием для всех одинаковые, будь то школа иностранных языков или курсы для ITшников.
Первое, что нужно понимать, — все онлайн-кассы по сути те же оффлайн кассы. Это тот же кассовый аппарат как в “Пятерочке”, только его физическое присутствие зависит от того, какую форму оплаты вы принимаете. Выбирайте — будете принимать только безналичные платежи? Через сайт или можно терминал в офисе поставить? А офис как таковой есть? Потому что сейчас появились онлайн-школы, которые имеют юридический адрес, но не осуществляют там никаких операций. Все происходит удаленно, начиная от обучения и заканчивая сдачей отчетности. Если офис всё же есть, то наличку принимаете или только безнал?
Как только разобрались с тем, как будем рассчитываться, нужно понять, стоит ли нам в офис устанавливать кассовый аппарат или можно обойтись программным обеспечением на удаленке. Сейчас всё больше бизнесменов, особенно с инфопродуктами, выбирают не работать с наличным расчетом, что вполне объяснимо, так как снимает проблему наличия офиса и сотрудника-кассира.
В этом случае продолжаем дальше выбирать онлайн-кассу. Не все подобные сервисы автоматически уведомляют налоговую о вашей деятельности и имеют сервисы ОФД по сохранению кассовых чеков по факту платежей от плательщиков. Мы сейчас говорим о приеме платежей от физических лиц, так как юр.лицам не требуется пробивать кассовый чек.
Как наконец-то выдать чек покупателю?
Шаг 1. Регистрируем онлайн-кассу в налоговой инспекции по месту нахождения своей организации. Это может быть ИП или ООО, либо любая другая форма, кроме самозанятости.
Шаг 2. Определяемся с механикой приема платежей — нужно ли вам синхронизировать онлайн-кабинеты на сайте, или же ваш учет подразумевает только принятие денежных средств напрямую от потребителя — с помощью qr-кодов, PayPass, методом перевода на расчетный счет. Есть ли всё-таки наличный расчет? От этого зависит модель онлайн-кассы, самые распространенные поставщики — Эватор, Атол, СКБ Контур, МТС, например. У них берем кассовое оборудование и техническое обеспечение под онлайн.
Шаг 3. Идем регистрировать кассовый аппарат — этот этап обязателен вне зависимости от типов расчета. Регистрацией обычно занимаются сами операторы онлайн-касс, но можно купить кассу в одном месте, а потом подключить бухгалтера и юриста, которые уже зарегистрирует ваш кассовый аппарат. В то же время, не советуем так заморачиваться, так как эта услуга у операторов онлайн-касс, которые на этом “собаку съели” стоит всего от 1000 до 3000 рублей.
Шаг 4. Подключаем эквайринг. С кем вы работаете? С гражданами РФ и/или иностранцами? Ваш интернет-эквайринг должен давать возможность принимать платежи с карт и счетов разных платежных систем, включая те, которые в России даже “не ходят”, например American Express. Либо вы отдельно для определенной категории потребителей настраиваете возможность платежа, например, через систему Pay Pal — они установят свой эквайринг на вашем сайте и будут собирать деньги с тех, кто не может расплатиться привычным для вас способом.
Шаг 5. Синхронизируем интернет-эквайринг с онлайн-кассой.
Тут есть 2 способа:
- Механический — человек физически пробивает все чеки на онлайн-кассе. Это может быть кассовый оператор вашей онлайн-школы, который следит за выручкой в интернет-эквайринге, а потом руками пробивает чек на онлайн кассе.
- Автоматический — например, “Рокет Р” — посредник, работающий с кассовым обеспечением, который является переходником между интернет-эквайрингом и вашей онлайн кассой. Вам остаётся только держать кассу включенной в рабочие часы.
Итак, мы подключили онлайн-кассу, настроили реестр ОФД , установили на сайте сервисный код от интернет-эквайринга, синхронизировали все сервисы.
Что делать дальше?
Обязательно контролировать движение средств во всех форматах — наличном, безналичном, через сайт, через кассу, в офисе, в шоу-руме, в магазине. Хотя бы раз в месяц надо делать сверку, чтобы проконтролировать, что все операции были учтены и налоговая получила все данные. Никому не нужны неприятные сюрпризы в конце года, правда?
Как правильно формировать чеки?
На чеках для клиента, неважно, приходят они к потребителю в бумажном виде или по e-mail, — должно быть в обязательном порядке:
- сведения о получателе платежа — то есть, о вас, как о компании или ИП. Номер ИНН, юридическое название и адрес сайта. Если какие-либо сведения потеряли актуальность — перерегистрируем кассовое оборудование. В случае возникновения каких-то проблем с предоставлением информации клиенту — можно обратиться в службу поддержки онлайн-касс, они оперативно помогают.
Сколько все это стоит?
На конец 2021 года расчеты примерно такие:
Компания в “Эватор” — За покупку аппарата онлайн кассы — от 12 000.
Фискальный накопитель — устройство которое шифрует и хранит всю информацию о продаже, а также передает информацию в ОФД. ФН может быть зарегистрирован только 1 раз на 1 кассу. — от 12 000 руб на 36 мес.
Яндекс.ОФД — 2200 руб. в год
Бизнес.ру — Техподдержка онлайн-кассы — от 9900 руб/год
CloudPay — Интернет эквайринг — от 2% от суммы платежей на сайте
ВТБ банк и Сбербанк — Принятие оплаты по Pay Pass, Qrcode — от 3% от суммы платежей на сайте
RoketR — Сервис синхронизации интернет эквайринг — 5880 руб. в год
Все суммы примерные и зависят от срока действия тарифа, использования технических средств и удаленных сервисов.
Если вы только открываете свой бизнес и не готовы сразу выкладывать значительную сумму на обеспечение кассового учёта, то можно взять онлайн-кассу в аренду, например, в МТС или АТОЛ и платить абонентскую плату за пользование от 2500 рублей ежемесячно.
Читайте по теме: «Как создать онлайн школу: пошаговый план».
