Как вести бухучет предпринимателю? Вопрос, который возникает на повестке дня практически у каждого ИП и юрлица. Принимать в штат сотрудника, воспользоваться онлайн сервисами или прибегнуть к бухгалтерскому аутсорсингу – задача, решение которой напрямую влияет на качество работ, риски и финансовую нагрузку.
По статистике, почти 80% начинающих предпринимателей не нуждаются в бухгалтерских услугах, а все задачи выполняет секретарь.
Виды бухгалтерского обслуживания
Существует несколько сценариев ведения бухгалтерии самостоятельно или через наемного/штатного специалиста. Каждый вариант актуален для компаний с определенной загруженностью, как по количеству контрактов, так и по числу штатных единиц рабочего персонала.
Бухгалтер на аутсорсинге
Аутсорсинг – удаленный формат работы со специалистом отдельной области, в том числе в бухгалтерии. ИП/юрлицо может делегировать любые полномочия на краткосрочной (единоразовой) или долгосрочной (по договоренности) основе.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг стал популярен в России, особенно в период пандемии COVID 19, когда большинство компаний перешли на удаленный режим работы.
Какие плюсы от бухгалтерского аутсорсинга:
- снижаются расходы на содержание штатного сотрудника и выплату налогов с зарплаты;
- нет обязательств по страховых сборам, больничным/отпускным;
- работодатель не создает отдельное рабочее место и техническое оснащение.
В случае передачи полномочий по ведению бухгалтерии в полном объеме, аутсорсер выполняет все функции штатного специалиста, но на удаленной основе. Второй вариант – выполнение отдельных задач по мере необходимости:
- бухгалтерский учет;
- кадровая документация и начисление зарплаты;
- оптимизация налогообложения и прочее.
Такая альтернатива весьма выгодна работодателю, но требует постоянного контакта с аутсорсинговой фирмой – передача документов от поставщика, редактирование штата сотрудников, обмен сведениями о настоящих/будущих изменениях в структуре.
Среди негативных моментов следует знать, что бухгалтер на аутсорсинге может доставить следующие проблемы:
- неопытность, что актуально для начинающих фирм с ограниченным персоналом;
- нет визуального контакта с работником, который ведет документацию;
- оценка налоговых рисков не всегда соответствует доступным возможностям;
- аутсорсинговые компанию работают по принципу конвейера, не вникая в тонкости бизнеса, что не актуально для предприятий со сложными хозяйственными операциями.
Кому подходит бухгалтерия на аутсорсинге: малому, среднему и крупному бизнесу для решения стандартных бухгалтерских вопросах.
Цена: от 2 до 75 тысяч рублей, в зависимости от оборота и потребностей заказчика.
Онлайн бухгалтерия
Сегодня существует множество платных и бесплатный платформ, где предприниматель может самостоятельно формировать отчетность, подсчитывать заработок и редактировать кадровую документацию.
Плюсы таких сервисов – экономия денег на услугах профессионального специалиста.
Минусы онлайн бухгалтерии – требуются настройки и некоторые познания в данной области, а также личное время.
Кому подходит онлайн-бухгалтерия: малому и среднему бизнесу с небольшой численностью сотрудников на стадии запуска компании и/или для экономии капитала.
Сколько стоит сервис онлайн-бухгалтерии: 10 — 15 тысяч рублей в год.
Бухгалтер по вызову или сервис «на час»
Не стоит путать с аутсорсингом, где задействован штат специалистов в одной фирме/компании. Бухгалтер «на час» – это сертифицированный работник, который приглашается для выполнения отдельных задач.
Оформление сотрудника происходит одним из способов:
- на договорной основе – правильное решение;
- без документального подтверждения сделки, как говорится, «поверю на слово» – вариант весьма спорный, который может обернуться для работодателя большими проблемами.
Какие отрицательные стороны такого формата найма бухгалтера существуют не только на словах, но также в судебной практике и в жизни:
- человек просто пропал и спокойно отрицает любые договоренности с предпринимателями, а доказать обратное практически невозможно (если нет договора);
- бухгалтер был и ушел, но с базой данных предприятия и с одной из проблем для бизнесмена: вымогательство или разглашение информации третьим лицам;
- невыполнение обязанностей по причине высокой загрузки – один специалист и огромное количество клиентов;
- человеческий фактор – заболел, ушел в декрет, оказался проходимцем без образования и многое другое.
Кому подойдет бухгалтер «на час»: начинающим предпринимателям, которые желают сэкономить и готовы на риски.
Сколько стоят услуги выездного бухгалтера: от 5 тысяч в регионах, до 30 тысяч рублей в Москве
Бухгалтер в штате
Специалист в штате компании может выполнять все задачи согласно должностным обязанностям:
- вести корреспонденцию и бухучет;
- оптимизировать налоги и сдавать отчетность в ФНС, ПФР;
- выполнять обязанности делопроизводителя и т.д.
В данном случае следует нанимать высококвалифицированного, широкопрофильного специалиста, который готов погрузиться в рабочий процесс.
Недостаток штатного бухгалтера – человеческий фактор и дополнительные расходы на зарплату. Также предпринимателю придется самостоятельно следить за обновлением ПО (1С), которое (как это не печально) требуется чаще, чем хотелось бы.
Кому подходит штатный бухгалтер:
- крупным предпринимателям с численностью компании 10-50 человек;
- организациям со сложным бизнесом, где стандартные решения не применяются;
- среднему бизнесу, если для начальника важно присутствие рядом человека, который разбирается в цифрах.
Цена вопроса: зарплата бухгалтера в 2021 году в Москве не ниже 70 000 рублей, а в регионах 30 000 рублей.
Как выбрать бухгалтера или аутсорсинг – вопросы для теста
Вопросы, ответы на которые позволят Вам принять верное решение о найме бухгалтера:
- Степень конфиденциальности и доступность базы.
Правильный ответ – наличие пункта о неразглашении информации третьим лицам, а также открытый доступ к базе для заказчика.
- Уровень профессиональной подготовки аутсорсеров в компании.
Желательно, чтобы в фирме трудилось несколько опытных специалистов, что гарантирует непрерывность услуг в случае форс-мажорных обстоятельств.
- Как забрать базу в случае прекращения договорных отношений с бухгалтером аутсорсинговой компании.
Идеальное решение – просто забрать по окончанию работы без вопросов и финансовых обязательств.
- Какие программы будут использоваться для ведения бух учета, расчета зарплаты и управления персоналом?
Самый актуальный вариант – 1С.
- Надо ли оплачивать расходы на электронную подпись?
Крупные аутсорсинговые компании не нуждаются в финансировании электронной подписи.
- Как происходит отслеживание рабочего процесса заказчиком при работе с аутсорсингом?
Наиболее правильное решение – контроль отчетности, фиксация поручений и документов через личный кабинет или отдельное приложение. Хороший бухгалтер может сам предложить готовые варианты.
- Как согласовывается налог?
Идеальный специалист – это бухгалтер, который поможет выбрать самый оптимальный (наименьший) налог для Вашей компании в рамках законодательства. Конечно, согласовывать надо все платежи, в том числе налоги и делать это не в последний день, а заранее.
- Кто ответственный за ошибки в бухучете и сопряженной документации?
Это должен быть бухгалтер, как при найме на работу в штат, так и при делегировании полномочий специалисту-аутсорсеру.
Штатный бухгалтер или аутсорсер – резюме
Вышеизложенные плюсы и минусы аутсорсинга и штатного бухгалтера нельзя применять ко всем предпринимателям безоговорочно. Все сугубо индивидуально и прежде чем принимать решение, лучше проанализировать возможные сценарии по финансовым затратам и оправданности.
Главное – это выбор действительно профессионального бухгалтера, как для найма специалиста в штат, так и при аутсорсинге. В последнем случае рекомендуется предварительно изучить резюме фирмы, почитать отзывы, заключить официальный договор и сразу наладить контакт по обмену информацией, чтобы не допустить ошибок.
